Referenzen
Zusammenarbeit im Hochverfügbarkeitscluster
2011
Ausfallsichere Groupware- und E-Mail-Lösung
Das Unternehmen
Bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH arbeiten an mehreren Standorten in Deutschland, Österreich, Frankreich und weiteren EU-Ländern rund 1.200 Mitarbeiter daran, qualitativ hochwertige Menüs für die Gemeinschaftsverpflegung, z. B. in Kantinen, Krankenhäusern oder im häuslichen Pflegebereich, herzustellen.
So hoch, wie die Ansprüche des Unternehmens an die Qualität der eigenen Produkte sind, so hoch sind auch die Ansprüche an die Unternehmens-IT mit 350 Nutzern. „Die technische Infrastruktur ist das Herzstück des Unternehmens. Ohne sie würde alles zusammenbrechen“, sagt IT-Leiter Christian Jöhle. „Rund 40 % aller Aufträge erreichen uns per E-Mail. Auch Produktion, Fuhrpark und unser Hochregallager würden bei einem Ausfall der IT stillstehen. Das könnte für maximal vier Stunden abgefedert werden, jedoch wird dieses Zeitfenster immer kleiner.“
Ausgangssituation & Problemstellung
Entsprechend hoch sind auch die Ansprüche an die Leistungsfähigkeit der Groupware und des E-Mail-Systems. „Viele Groupware-Features der bisherigen Groupware-Lösung Novell Groupwise haben durch den Einsatz verschiedener Outlook-Versionen in unserer gewachsenen IT-Infrastruktur nicht mehr funktioniert. Outlook ist aber für unsere Außendienstler wichtig, da deren CRM-System auf Outlook basiert“, schildert Christian Jöhle die vorherige Situation.
Neben dem Ziel, wieder eine funktionierende Groupware-Lösung nutzen zu können, sollte mit der Hochverfügbarkeit zum Schutz vor Ausfällen ein weiteres Ziel für das E-Mail-System realisiert werden. Weiterhin war die Einführung eines E-Mail-Archivs vorgesehen, da E-Mails bisher nur auf Bänder gesichert wurden, was sich für eine revisionssichere Aufbewahrung nicht eignet. Die zuvor via Hosting outgesourcte Absicherung des E-Mail-Verkehrs mit Antiviren und Antispam sollte für eine enge Verzahnung in das neue System integriert werden. Zudem sollten die veraltete und nicht mehr performante Firewall ersetzt, die Benutzerverwaltung über LDAP erleichtert und neue Smartphones für die Geschäftsleitung an das neue System angebunden werden.
Lösungsfindung
Kurz nachdem Herr Jöhle und seine beiden Kollegen nach einer Groupware-Lösung suchten und im Internet auf den Zarafa Server stießen, stellte Herr Scheuring von der bitbone AG - auf Grund eines von der Telemarketingagentur vereinbarten Termins - genau diese Lösung der IT-Abteilung der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH vor. „Die Präsentation wurde sehr positiv aufgenommen“, erinnert sich der IT-Verantwortliche.
Zusätzlich wurde aber auch die Möglichkeit in Betracht gezogen, das neue E-Mail-System als Hosting-Dienst zu beziehen. Neben der bitbone AG, die eine Realisierung mit Zarafa über das Rechenzentrum des Systemhausverbundes GROUPLINK anbot, standen zwei Hosting-Betreiber zur Auswahl. Jedoch war die Fachabteilung der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH unsicher, ob die Bandbreite des örtlichen Datennetzes, besonders während der Spitzenzeiten der Auftragseingänge, für eine Hosting-Lösung ausreicht. Somit entschied man sich, die Lösung als lokale Installation am Hauptsitz in Schweigern zu betreiben.
„Das war auch gleichzeitig die Entscheidung für Zarafa als Lösung und bitbone als Dienstleister. Neben dem engen Draht zu Zarafa sowie den fundierten und abrufbaren Erfahrungen der bitbone AG, sind auch die räumliche Nähe und die Möglichkeit des Remote-Zugriffs Pluspunkte, die Sicherheit geben. Wir haben Zarafa dann in einer Teststellung als Appliance ausgiebig getestet, was uns in unserer Entscheidung bestärkte“, sagt Christian Jöhle.
Das Konzept, das die bitbone AG daraufhin vorlegte, beinhaltet ein Hochverfügbarkeitscluster, bestehend aus dem Groupware Server Zarafa, dem E-Mail-Archiv Mailspect Archive, der E-Mail-Security Mailspect Defence, Storage sowie dem bitkit|FRAMEWORK für die Benutzerverwaltung. Mittels KVM sollte alles virtualisiert und mit Red Hat Enterprise Linux auf zwei identischen hp Xeon Quad Core Servern aufgesetzt werden, die mit Hilfe von DRBD gespiegelt und so synchron gehalten werden. Fällt einer der Server aus, übernimmt jeweils der andere die Dienste.
Bezüglich der Smartphones für die Geschäftsleitung entschied man sich für iPhones, die via Z-Push mit dem Groupware Server in Echtzeit synchronisiert werden. Als neue Firewall dient die Hardware-Appliance Astaro Security Gateway 320.
Bei dem Einsatz der überwiegend Open-Source-basierten Lösungen hatte Christian Jöhle keine Bedenken: „Ich habe bereits Erfahrungen mit Open Source, und das sind keine schlechten Erfahrungen. Die Lizenzierungen in der proprietären Welt hingegen machen auf lange Sicht nicht glücklich. Sie sind eine große Investitionskiste, in die man vom Markt regelrecht gedrängt wird. Dabei macht gerade der Einsatz von unterschiedlichen Versionen in einer gewachsenen Infrastruktur Probleme, weil einfach eine einheitliche Plattform fehlt. Soweit es möglich ist, werden wir mit den nächsten Investitionen auf Open Source umstellen, um unabhängig von Microsoft & Co. zu sein.“
Projektumsetzung
Nachdem die von der bitbone AG empfohlene Hardware bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH eingetroffen war, begann man im Oktober 2010 mit der Umsetzung, für die drei Wochen veranschlagt und benötigt wurden. Die bitbone AG installierte Server und Software, anschließend wurden die Benutzer abteilungsweise auf das neue System migriert. „Es hat alles reibungslos funktioniert“, freut sich Christian Jöhle, „es gab kaum Schwierigkeiten, und wenn doch, dann wurden sie sofort gelöst. Ich habe es mir schwieriger vorgestellt.“
Vorteile & Fazit
Mit dem neuen System ist man bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH sehr zufrieden. „Wir haben eine gute Entscheidung getroffen, hinter der auch die Geschäftsleitung voll und ganz steht.“ Denn laut dem IT-Leiter ließ sich Zarafa problemlos an die verschiedenen Outlook-Versionen der Außendienstler und die neuen iPhones anbinden. „Alle Groupware-Funktionen sind nun auch aus unterschiedlichen Outlook-Versionen nutzbar. Aber auch der Webaccess erfreut sich einer hohen Benutzerakzeptanz, daher ist es unser Ziel, Outlook irgendwann komplett abzulösen. Die Synchronisation mit den iPhones klappt ebenfalls gut, die Geschäftsleitung ist hundertprozentig zufrieden“, berichtet Christian Jöhle.
Der Übergang von der outgesourcten E-Mail-Security zur modularen Antispam- und Antivirenlösung Mailspect Defense mit dem E-Mail-Archiv Mailspect Archive sei ebenso nahtlos gewesen, wie die Ablösung der alten Astaro-Firewall durch die neue Astaro Security Gateway Appliance. „Das hat keiner der User gemerkt. Wir haben die Appliance einfach angeschlossen und es hat sofort funktioniert. Zudem läuft sie wesentlich performanter“, kommentiert Herr Jöhle. Mit Red Hat Enterprise Linux sei er zwar noch nicht so richtig vertraut, aber auch das laufe reibungslos. Mit der Benutzerverwaltung über das bitkit|FRAMEWORK kämen sowohl er, als auch seine Kollegen aus der proprietären Welt gut klar.
Über die Unterstützung durch den Dienstleister äußert sich Christian Jöhle ebenfalls positiv: „Man bekommt innerhalb kurzer Zeit kompetente Aussagen, auf die man sich verlassen kann. Das Ticketsystem der bitbone AG ist gut gelöst, man erhält auf alle Fälle eine Rückmeldung, was ich bei anderen Anbietern schon oft anders erlebt habe. Bei der bitbone AG fühlt man sich gut aufgehoben und hat nicht das Gefühl, einfach nur ein 08/15-Kunde zu sein.“
Ausblick
Gerade wurden die Lizenzen für ursprünglich 350 Benutzer noch einmal um 50 Benutzer erweitert, um zunächst die Außenstellen in Österreich und später in Frankreich mit dem System zu vernetzen. Dies wird jedoch nicht die letzte Aktion in Zusammenarbeit mit der bitbone AG sein. „Wir möchten weiter auf Open Source umstellen, z. B. im Office-Bereich oder im Rahmen der neuen Notebooks, die für den Außendienst angeschafft werden sollen. Dort, wo es passt und sich unser Bedarf mit dem Angebot deckt, werden wir sehr gerne wieder mit der bitbone AG zusammenarbeiten“, kündigt Herr Jöhle an.
Bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH arbeiten an mehreren Standorten in Deutschland, Österreich, Frankreich und weiteren EU-Ländern rund 1.200 Mitarbeiter daran, qualitativ hochwertige Menüs für die Gemeinschaftsverpflegung, z. B. in Kantinen, Krankenhäusern oder im häuslichen Pflegebereich, herzustellen.
So hoch, wie die Ansprüche des Unternehmens an die Qualität der eigenen Produkte sind, so hoch sind auch die Ansprüche an die Unternehmens-IT mit 350 Nutzern. „Die technische Infrastruktur ist das Herzstück des Unternehmens. Ohne sie würde alles zusammenbrechen“, sagt IT-Leiter Christian Jöhle. „Rund 40 % aller Aufträge erreichen uns per E-Mail. Auch Produktion, Fuhrpark und unser Hochregallager würden bei einem Ausfall der IT stillstehen. Das könnte für maximal vier Stunden abgefedert werden, jedoch wird dieses Zeitfenster immer kleiner.“
Ausgangssituation & Problemstellung
Entsprechend hoch sind auch die Ansprüche an die Leistungsfähigkeit der Groupware und des E-Mail-Systems. „Viele Groupware-Features der bisherigen Groupware-Lösung Novell Groupwise haben durch den Einsatz verschiedener Outlook-Versionen in unserer gewachsenen IT-Infrastruktur nicht mehr funktioniert. Outlook ist aber für unsere Außendienstler wichtig, da deren CRM-System auf Outlook basiert“, schildert Christian Jöhle die vorherige Situation.
Neben dem Ziel, wieder eine funktionierende Groupware-Lösung nutzen zu können, sollte mit der Hochverfügbarkeit zum Schutz vor Ausfällen ein weiteres Ziel für das E-Mail-System realisiert werden. Weiterhin war die Einführung eines E-Mail-Archivs vorgesehen, da E-Mails bisher nur auf Bänder gesichert wurden, was sich für eine revisionssichere Aufbewahrung nicht eignet. Die zuvor via Hosting outgesourcte Absicherung des E-Mail-Verkehrs mit Antiviren und Antispam sollte für eine enge Verzahnung in das neue System integriert werden. Zudem sollten die veraltete und nicht mehr performante Firewall ersetzt, die Benutzerverwaltung über LDAP erleichtert und neue Smartphones für die Geschäftsleitung an das neue System angebunden werden.
Lösungsfindung
Kurz nachdem Herr Jöhle und seine beiden Kollegen nach einer Groupware-Lösung suchten und im Internet auf den Zarafa Server stießen, stellte Herr Scheuring von der bitbone AG - auf Grund eines von der Telemarketingagentur vereinbarten Termins - genau diese Lösung der IT-Abteilung der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH vor. „Die Präsentation wurde sehr positiv aufgenommen“, erinnert sich der IT-Verantwortliche.
Zusätzlich wurde aber auch die Möglichkeit in Betracht gezogen, das neue E-Mail-System als Hosting-Dienst zu beziehen. Neben der bitbone AG, die eine Realisierung mit Zarafa über das Rechenzentrum des Systemhausverbundes GROUPLINK anbot, standen zwei Hosting-Betreiber zur Auswahl. Jedoch war die Fachabteilung der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH unsicher, ob die Bandbreite des örtlichen Datennetzes, besonders während der Spitzenzeiten der Auftragseingänge, für eine Hosting-Lösung ausreicht. Somit entschied man sich, die Lösung als lokale Installation am Hauptsitz in Schweigern zu betreiben.
„Das war auch gleichzeitig die Entscheidung für Zarafa als Lösung und bitbone als Dienstleister. Neben dem engen Draht zu Zarafa sowie den fundierten und abrufbaren Erfahrungen der bitbone AG, sind auch die räumliche Nähe und die Möglichkeit des Remote-Zugriffs Pluspunkte, die Sicherheit geben. Wir haben Zarafa dann in einer Teststellung als Appliance ausgiebig getestet, was uns in unserer Entscheidung bestärkte“, sagt Christian Jöhle.
Das Konzept, das die bitbone AG daraufhin vorlegte, beinhaltet ein Hochverfügbarkeitscluster, bestehend aus dem Groupware Server Zarafa, dem E-Mail-Archiv Mailspect Archive, der E-Mail-Security Mailspect Defence, Storage sowie dem bitkit|FRAMEWORK für die Benutzerverwaltung. Mittels KVM sollte alles virtualisiert und mit Red Hat Enterprise Linux auf zwei identischen hp Xeon Quad Core Servern aufgesetzt werden, die mit Hilfe von DRBD gespiegelt und so synchron gehalten werden. Fällt einer der Server aus, übernimmt jeweils der andere die Dienste.
Bezüglich der Smartphones für die Geschäftsleitung entschied man sich für iPhones, die via Z-Push mit dem Groupware Server in Echtzeit synchronisiert werden. Als neue Firewall dient die Hardware-Appliance Astaro Security Gateway 320.
Bei dem Einsatz der überwiegend Open-Source-basierten Lösungen hatte Christian Jöhle keine Bedenken: „Ich habe bereits Erfahrungen mit Open Source, und das sind keine schlechten Erfahrungen. Die Lizenzierungen in der proprietären Welt hingegen machen auf lange Sicht nicht glücklich. Sie sind eine große Investitionskiste, in die man vom Markt regelrecht gedrängt wird. Dabei macht gerade der Einsatz von unterschiedlichen Versionen in einer gewachsenen Infrastruktur Probleme, weil einfach eine einheitliche Plattform fehlt. Soweit es möglich ist, werden wir mit den nächsten Investitionen auf Open Source umstellen, um unabhängig von Microsoft & Co. zu sein.“
Projektumsetzung
Nachdem die von der bitbone AG empfohlene Hardware bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH eingetroffen war, begann man im Oktober 2010 mit der Umsetzung, für die drei Wochen veranschlagt und benötigt wurden. Die bitbone AG installierte Server und Software, anschließend wurden die Benutzer abteilungsweise auf das neue System migriert. „Es hat alles reibungslos funktioniert“, freut sich Christian Jöhle, „es gab kaum Schwierigkeiten, und wenn doch, dann wurden sie sofort gelöst. Ich habe es mir schwieriger vorgestellt.“
Vorteile & Fazit
Mit dem neuen System ist man bei der Hofmann Menü-Manufaktur GmbH sehr zufrieden. „Wir haben eine gute Entscheidung getroffen, hinter der auch die Geschäftsleitung voll und ganz steht.“ Denn laut dem IT-Leiter ließ sich Zarafa problemlos an die verschiedenen Outlook-Versionen der Außendienstler und die neuen iPhones anbinden. „Alle Groupware-Funktionen sind nun auch aus unterschiedlichen Outlook-Versionen nutzbar. Aber auch der Webaccess erfreut sich einer hohen Benutzerakzeptanz, daher ist es unser Ziel, Outlook irgendwann komplett abzulösen. Die Synchronisation mit den iPhones klappt ebenfalls gut, die Geschäftsleitung ist hundertprozentig zufrieden“, berichtet Christian Jöhle.
Der Übergang von der outgesourcten E-Mail-Security zur modularen Antispam- und Antivirenlösung Mailspect Defense mit dem E-Mail-Archiv Mailspect Archive sei ebenso nahtlos gewesen, wie die Ablösung der alten Astaro-Firewall durch die neue Astaro Security Gateway Appliance. „Das hat keiner der User gemerkt. Wir haben die Appliance einfach angeschlossen und es hat sofort funktioniert. Zudem läuft sie wesentlich performanter“, kommentiert Herr Jöhle. Mit Red Hat Enterprise Linux sei er zwar noch nicht so richtig vertraut, aber auch das laufe reibungslos. Mit der Benutzerverwaltung über das bitkit|FRAMEWORK kämen sowohl er, als auch seine Kollegen aus der proprietären Welt gut klar.
Über die Unterstützung durch den Dienstleister äußert sich Christian Jöhle ebenfalls positiv: „Man bekommt innerhalb kurzer Zeit kompetente Aussagen, auf die man sich verlassen kann. Das Ticketsystem der bitbone AG ist gut gelöst, man erhält auf alle Fälle eine Rückmeldung, was ich bei anderen Anbietern schon oft anders erlebt habe. Bei der bitbone AG fühlt man sich gut aufgehoben und hat nicht das Gefühl, einfach nur ein 08/15-Kunde zu sein.“
Ausblick
Gerade wurden die Lizenzen für ursprünglich 350 Benutzer noch einmal um 50 Benutzer erweitert, um zunächst die Außenstellen in Österreich und später in Frankreich mit dem System zu vernetzen. Dies wird jedoch nicht die letzte Aktion in Zusammenarbeit mit der bitbone AG sein. „Wir möchten weiter auf Open Source umstellen, z. B. im Office-Bereich oder im Rahmen der neuen Notebooks, die für den Außendienst angeschafft werden sollen. Dort, wo es passt und sich unser Bedarf mit dem Angebot deckt, werden wir sehr gerne wieder mit der bitbone AG zusammenarbeiten“, kündigt Herr Jöhle an.
