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Rücklastschrift im ERP-System Microsoft Dynamics AX

Erstellt von K2-Consult GmbH am 19.08.2011

Für die Einziehung von Rechnungsbeträgen wird gerne auf das Lastschriftverfahren zurückgegriffen. Gerade Unternehmen mit einer großen Anzahl an Rechnungen ist diese automatisierte Form des Beitragseinzugs sehr wichtig, was aber wenn ein Kunde gerade zum Zeitpunkt der Beitragseinziehung nicht genügend Deckung auf seinem Konto aufweist?

Für viele Unternehmen ist das Lastschrifteinzugsverfahren das Verfahren der Wahl, wenn es um die Einziehung von Rechnungsbeträgen geht und zwar durch alle Branchen hinweg. Das Verfahren spart erheblich Zeit und Geld im Vergleich zum Versand von Rechnungen und der Überprüfung der Zahlungseingänge.

Dennoch gibt es auch hier einen Haken: weist das Konto des Kunden zum Zeitpunkt des Geldeinzugs nicht die erforderliche Deckung auf oder liegen andere Gründe vor, die den Einzug verhindern, so kommt es zu einer Rücklastschrift. Diese muss erkannt, einem Konto und somit einem Kunden zugewiesen werden und der Beitrag erneut dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Bei einer Anzahl an Kunden und Rechnungen, die mehrere Hundert umfasst, ist das schon ein kritischer Faktor in der Finanzbuchhaltung.

Hier bietet das integrierte ERP-System Microsoft Dynamics AX Unterstützung. Wenn ein Kontoauszug als Datei ins System importiert wird, wird automatisch auf Rücklastschrift geprüft. Welche Fälle sind hier zu unterscheiden?

Wird der Bankauszug in das ERP-System eingelesen, so werden die identifizierten Rücklastschriften direkt mit dem Konto des Kunden in Verbindung gebracht, die ursprünglichen Belege wiedereröffnet, der Debitor für alle weiteren Buchungen gesperrt und Gebühren, die aus dem Rücklastschriftverfahren entstanden sind, werden weiter belastet. Diese Sperre kann nur manuell gelöst werden, nachdem ein Sachbearbeiter entschieden hat, wie mit diesem Debitoren verfahren werden soll. Es kann ja der Fall sein, dass hier schon häufiger Rücklastschriften verursacht wurden und somit einiges an administrativem Mehraufwand.

Rücklastschriften, die nicht mit einem konkreten Kunden in Verbindung gebracht werden können, erhalten in der Bildschirmmaske „Erfassung“ ein Kennzeichen. So weiß der Sachbearbeiter, dass er sich die Mühe machen muss, diesen Kunden zu suchen. Auch hier sind die Gebühren aus dem Verfahren schon ausgewiesen und können dem Kunden weiter belastet werden.

Warum kann das ERP-System Microsoft Dynamics AX nicht alle Rücklastschriften identifizieren? Das hängt einfach von den Angaben ab, die von der Bank geliefert werden und manchmal fehlen einige der notwendigen Angaben für eine einwandfreie Identifizierung. Je besser also die Bank informiert, desto einfacher wird es für den Sachbearbeiter.

Alles in allem nimmt dieses Feature dem Sachbearbeiter sehr viel zeitaufwändige Arbeit ab und unterstützt den Aspekt effizienter Kontrolle

Wenn Sie Fragen zum Verfahren bzw. zum ERP-System Microsoft Dynamics AX haben, dann geben wir Ihnen gerne Auskunft. Sprechen Sie uns einfach an oder besuchen Sie unsere Website http://www.k2-consult.de/erp_axapta_sap/loesungen_beratung/14.html.

Weitere Informationen und Angaben finden Sie unter http://itseiten.de/software/erpaxaptasaploesungenberatung/news/132.
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