ib-bank-systems GmbH
2009
Einführung von Blue Ant

Einführung der Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant bei der arvato infoscore GmbH:

ib-bank-systems GmbH integriert Auftraggeber in Blue Ant

Die ib-bank-systems GmbH mit Sitz in Potsdam nutzt Blue Ant seit 2004 mit rund 100 Anwendern. Wir haben uns mit Frau Steinigen, aktuell verantwortlich für Blue Ant, über die Erfahrungen seit der Einführung unterhalten.

Frau Steinigen beschreiben Sie bitte kurz die Aufgaben der ib-bank-systems GmbH. Nennen Sie uns ein Beispiel aus der Praxis, bei denen Leistungen aus dem Hause der ibbs zum Einsatz kommen?

Die ib-bank-systems GmbH ist ein moderner und innovativer IT-Dienstleister und SAP-Service-Partner. Wir betreuen zuverlässig die IT-Anwendungssysteme unserer Kunden. Die Themenschwerpunkte des Unternehmens sind die Bereiche Core-Banking (Beratung zur Restrukturierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen) auf der SAP-Plattform sowie die Softwareentwicklung und Betreuung des bei einer Reihe von Finanzinstituten befindlichen IT-Systems SAP/ABAKUS. Neben der Durchführung von Einführungs- und Integrationsprojekten der SAP-Module CML, CFM, GP, FI, CO und qualifizierten Dienstleistungen im Umfeld von Business Intelligence sind die Implementierung funktionaler Komponenten sowie das individuelle Customizing zur Prozessoptimierung ausgewählte Leistungsschwerpunkte unseres Unternehmens. Ca. 67 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt, sie betreuen die IT-Systeme oder führen Auftragsabwicklungen durch.

Wie kann man die Projektlandschaft innerhalb der ibbs beschreiben?

Die ib-bank-systems GmbH hatte zur Gründung im Jahr 2002 die Notwendigkeit eines einheitlichen Auftrags- und Projektmanagements erkannt. Im Wesentlichen sollten die Prozesse der Auftragsbearbeitung, Steuerung und Planung aller Mitarbeiter, mittels eines zentralen Ressourcenpools, über alle Aufträge und Projekte unterstützt werden. Zusätzlich wurde Wert darauf gelegt, die komplexe Berichterstattung weitestgehend zu standardisieren und zu vereinfachen.

Welchen Stellenwert besitzt das Ressourcenmanagement bei der ib-bank-systems GmbH und welche Aufgaben hat es zu erfüllen?

Das Ressourcenmanagement hat einen sehr hohen Stellenwert. Bei der Planung von Projekten, der Verfügbarkeit oder Auslastung von Mitarbeitern sowie bei der permanenten Kontrolle von Projektbudgets oder Ressourcenlimits spielt die zeitnahe Kontrolle und Überwachung eine entscheidende Rolle und wird zum erfolgskritischen Faktor.

Welche Zielsetzung stand hinter der Unterstützung des Projekt- und Ressourcenmanagements durch eine Softwarelösung?

  • Unterstützung aller Prozesse der Auftragsbearbeitung durch die Verwendung einer Software
  • Verbesserung der Angebots- und Auftragsverfolgung
  • Automatisierung der Terminüberwachung
  • dezentrale und einheitliche Erfassung der Stundenabrechnungen (Zeiterfassung)
  • Verbesserung der Datenqualität
  • Vereinfachung von Datenlieferungen
  • Vereinfachung des Berichts- und Rechnungswesens
  • Einführung einer zentralen, elektronischen Ressourcenplanung für alle Mitarbeiter (intern, extern)

Nach der Erstellung eines PM-Leitfadens und des Lastenheftes wurde eine Softwarelösung gesucht, die die definierten Anforderungen abbilden kann. Im Fokus standen hierbei die Planung und Steuerung aller Aufträge und Projekte und deren Ressourcen sowie die Verwaltung von Projektaufträgen. Die gesuchte Anwendung sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Die Mitarbeiter sollten ihre Projektarbeitszeiten und -fortschritte mit minimalen Aufwänden erfassen können. Der administrative Aufwand für die Installation und Wartung des Systems sollte durch eine Intranet-basierte Applikation gering gehalten werden.

Wie wurde die Einführung von Blue Ant im Hause der ib-bank-systems GmbH umgesetzt?

Auf der Grundlage von Blue Ant 3.0 wurden Erweiterungen für die ib-bank-systems GmbH konzipiert und umgesetzt. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration der Auftraggeber in die Projektmanagementlösung gerichtet. So können die Auftraggeber der ib-bank-systems GmbH über Blue Ant ihre eigenen Aufträge verwalten. Zusätzlich mussten sämtliche Altdatenbestände der letzten 12 Monate aus unterschiedlichen Systemen der ib-bank-systems GmbH in Blue Ant migriert werden. Nach der Umsetzung aller Anforderungen im damals neuen Release 3.1 konnte die Implementierung von Blue Ant beginnen.

Welche Herausforderungen waren bei der Migration von Altdaten zu meistern?

Es mussten sämtliche Altdatenbestände der letzten 12 Monate aus unterschiedlichen Systemen der ib-bank-systems GmbH in Blue Ant migriert werden. proventis übernahm die Unterstützung bei der Migration aller Auftragsdaten aus einer Notes-basierten Umgebung in Blue Ant.

Warum haben Sie sich für Blue Ant als unterstützendes Werkzeug entschieden?
Insgesamt war der Deckungsgrad bei Blue Ant einfach am größten. Neben der logischen Verknüpfung von Daten und der einfachen und intuitiven Bedienung überzeugt vor allem der prozessorientierte Aufbau. Die umfangreichen Dokumentationsmöglichkeiten sowie die Steuerung mithilfe entscheidungsrelevanter Daten spielten bei der Entscheidung eine wichtige Rolle. Blue Ant konnte die Anforderungen der ib-bank-systems einfach am besten abbilden und durch spezifische Erweiterungen optimal ergänzen.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten mit Blue Ant? Und wie arbeiten diese mit der Lösung?

Derzeit arbeiten circa 100 Mitarbeiter mit Blue Ant, die Nutzungsmöglichkeiten sind dabei sehr verschieden. Zusätzlich zu den 67 eigenen Mitarbeitern werden in den Projekten auch selbstständig tätige Mitarbeiter beschäftigt, die an der Erfassung in Blue Ant ebenfalls teilnehmen müssen. Jeder Mitarbeiter nutzt Blue Ant für die tägliche Zeiterfassung. Als zentrales System steht Blue Ant für Aufträge, Projekte, Zeiterfassung zur Verfügung. Darüber hinaus bietet Blue Ant den Mitarbeitern eine Vielzahl von Auswertungs- und Dokumentationsmöglichkeiten, die je nach Bedarf und Anspruch von den verschiedenen Positionen im Unternehmen genutzt werden.

Wie wurde Blue Ant in die bestehende Controlling-Landschaft integriert?

Blue Ant bildet die Abrechnungsgrundlage und Basis für das Controlling. Technisch erfolgte bisher keine Integration in die Controlling-Landschaft der ib-bank-systems GmbH.

Wie sehen Sie die künftige Zusammenarbeit der ib-bank-systems GmbH und proventis?

Nach der bisher sehr erfolgreichen Zusammenarbeit mit proventis sehen wir mit Freude und Zuversicht in die Zukunft. Wir bauen auf weiterhin gute Zusammenarbeit. Neben der permanenten Support-Betreuung liegen die zukünftigen Herausforderungen in der Produktentwicklung in Form von Individualanpassungen, vor dem Hintergrund, dass die wesentlichen Anforderungen der ib-bank-systems GmbH erfüllt sind.

Frau Steinigen, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.

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